Gerenciamento de Projetos. Qual é a melhor ferramenta de software?

Existem alguns aplicativos de software que podem ajudar nas tarefas de gerenciamento de projetos, mas existem também muitas opiniões diferentes sobre que tipos de funcionalidade uma organização pode necessitar em um projeto. Se uma organização precisa de um software para ajudar na gestão de projetos, é preciso antes entender o que significa o gerenciamento de projetos. É necessário traçar planos de projeto e cronogramas? Colaborar em documentos? Controlar tarefas? Gerenciar tempo de execução de tarefas? Gerenciar documentos?
A definição de “software de gerenciamento de projeto” pode variar bastante, e é muito provável que as necessidades de cada organização dependam, substancialmente, do tipo de projeto, da equipe e do estilo de gerenciamento que será aplicado. Será que as ferramentas que se encontram disponíveis no mercado podem apoiar as necessidades particulares de gerenciamento de projetos das organizações?
Basicamente, os gerentes de projetos usam softwares para suportar diferentes tipos de funções de gerenciamento de projeto. Vamos examinar a seguir alguns aspectos sobre quais funções seriam necessárias para gerenciar projetos de forma eficaz.

Planejamento de projetos
Para muitos gerentes de projeto, nenhum software pode exatamente ser chamado de ferramenta de gerenciamento de projetos se não lhes permite mapear as tarefas de um projeto visualmente e mostrar como elas se interconectam entre si. Esse tipo de visão do projeto é ferramenta poderosa para definir o cronograma, entender o caminho crítico para um projeto, assim como avaliar e alocar recursos humanos adequadamente. Ele geralmente inclui:
A análise detalhada das tarefas a serem concluídas.
Atribuições de tarefas, identificando quem é responsável por quais aspectos do projeto.
A estimativa de tempo para cada tarefa.
Ligações entre tarefas dependentes – por exemplo, uma indicação de que uma tarefa deve ser concluída antes para que outras possam se iniciar.

Para aqueles que preferem gerenciar projetos dessa forma, há uma série de ferramentas que podem ajudar. Dentre elas, vale ressaltar o Microsoft Project (http://office.microsoft.com/pt-br/project/), o qual se encontra disponível gratuitamente para organizações sem fins lucrativos e devidamente qualificadas por meio do Programa TechSoup Brasil de doação de licenças. O Microsoft Project é um pacote robusto e amplamente utilizado, o qual oferece uma miríade de funcionalidades de planejamento. Embora seja amado por muitos gerentes de projetos profissionais, pode ser um exagero para equipes pequenas ou mesmo médias. Ao contrário de muitas das outras ferramentas, o Microsoft Project é fortemente centrado na definição de um projeto detalhado de antemão que é atualizado ao longo do tempo a fim observar o tempo real gasto, confrontar as datas e o que foi realmente atingido. Assume-se que haverá um gerente de projeto central, que supervisiona o plano, e que esse gerente terá um número de horas por semana para manter o plano atualizado. Essa ferramenta oferece maneiras poderosas de observar os efeitos de alterações do projeto, a atribuição de membros da equipe e várias outras facilidades.
Alguns gerentes de projeto normalmente criam cronogramas de projetos menos formais ou fluxos de processos com o Excel, ou se utilizam de ferramentas de diagramação, como o Microsoft Visio, também disponível gratuitamente para organizações qualificadas por meio do Programa TechSoup. Se for utilizado o Excel, é possível encontrar uma série de aplicativos adicionais gratuitos e até com alguns modelos para fazer gráficos de Gantt, os quais são utilizados para ilustrar o avanço das diferentes etapas de um projeto. Os intervalos de tempo representando o início e o fim de cada fase aparecem como barras coloridas sobre o eixo horizontal do gráfico.
Gerenciamento de Tarefas
Gerenciamento de tarefas — a capacidade de definir uma tarefa, atribuí-la a alguém, criar um prazo e saber quando é concluído — é, geralmente, a característica mais desejada e onipresente em um software de gerenciamento de projeto.
O Microsoft Project possui a funcionalidade completa para um gerente de projeto definir, atribuir e rever prazos estabelecidos, bem como estimar horas para as tarefas, ao mesmo tempo em que mantém um olhar atento sobre o impacto global que essas decisões terão sobre o cronograma do projeto, individualmente, e na carga de trabalho dos membros da equipe. Se for utilizada uma versão baseada em servidor de projeto, os membros da equipe podem então ver sua lista de tarefas, verificar o tempo que passam em cada uma e marcar as tarefas como concluídas.
Há também toda uma classe de software de colaboração e gerenciamento de projetos baseada na web (a maioria em Inglês) que oferece suporte a gerenciamento de tarefas. O Basecamp é a ferramenta mais conhecida nessa área, com o apoio sólido para a criação da tarefa e determinação e controle das datas de vencimento e atribuições. Outra ferramenta de colaboração baseada na web é o Zoho. Deve-se ter em mente que, com a maioria dessas ferramentas, é necessário enfrentar um compromisso: adotar as que são mais fáceis para os membros da equipe menos experientes tecnicamente, mas, para os tomadores de decisão, é provável que também ofereçam funcionalidades menos robustas.
Compartilhamento de
documentos em colaboração
Toda equipe do projeto manuseia inúmeros documentos, e a produtividade pode ser substancialmente aumentada, fornecendo-se um local central para armazenar e trabalhar em conjunto com eles. Isso é especialmente verdadeiro para as equipes geograficamente distantes; para quem compartilha documentos, anexos de e-mails e muitas revisões podem facilmente se tornar um pesadelo. Às vezes, no entanto, pode ser difícil obter todas as partes envolvidas em um projeto utilizando uma ferramenta que seja diferente do e-mail.
Não surpreendentemente, as funcionalidades de colaboração constituem a pedra angular de uma série de ferramentas de gerenciamento de projeto baseada em web. Na verdade, os recursos de compartilhamento de documentos e colaboração são quase onipresente entre as ferramentas de gerenciamento de projetos baseados na web: eles também são oferecidos pelo Microsoft SharePoint  e pelo Microsoft Office Live.
Há também uma série de ferramentas destinadas a facilitar a colaboração em documentos específicos. Dentre eles, podemos citar o Google Drive e o Zoho. Ambos oferecem, em tempo real, edição, bem como armazenamento de documentos, planilhas e apresentações. Se as necessidades da organização não são muito complexas, criar um conjunto de documentos compartilhados pelo Google (especificações de projeto, planilhas com lista de tarefa etc.) pode ser um método fácil de compartilhamento de documentos, ao qual audiências técnicas e não técnicas podem se adaptar facilmente.
Compartilhamento de
Calendários e listas de contatos
Calendários bem administrados e listas de contatos podem ser importantes para a produtividade de um projeto. Se algum membro da equipe precisar marcar uma reunião com vários outros membros, ter acesso a cada um dos seus calendários pode economizar uma enorme quantidade de tempo. Se a equipe já está usando o Microsoft Outlook e o Microsoft Exchange, será provavelmente possível ter tudo o que alguém precisa em termos de calendário e funcionalidade de uma lista de contatos compartilhada. Para realizar agendamento, as ferramentas de gerenciamento de projetos baseadas na web oferecem maneiras de criar um calendário compartilhado. Embora possa ser difícil obter membros da equipe de projeto para mantê-lo atualizado, o calendário compartilhado pode ao menos ser útil para agendamento de reuniões. Algumas das ferramentas de gerenciamento de projetos on-line oferecem ferramentas para integrar o calendário no Google Calendar ou no Outlook, tornando-o mais adequado para ser utilizado.
Certamente, o Google Calendar poderá ser utilizado se a preocupação fundamental é ter calendários de compartilhamento. Fornece a funcionalidade gratuitamente e é muito amigável, possibilitando manter a sua própria agenda e calendários do projeto, compartilhá-los com os outros e agendar reuniões. O Google Calendar (www.google.com/calendar/) é parte do Google Apps e permite que as organizações integrem calendário com e-mails e compartilhamento de documentos, sendo gratuito para organizações sem fins lucrativos com até 3 mil usuários.
Gerenciamento de problemas ou erros
Enquanto uma tarefa normalmente se resume a apenas uma frase com um responsável nomeado, além de um status e prazo, muitos projetos exigem uma ferramenta que irá também:
a)    acompanhar comentários e conversas para cada item do projeto;
b)    informar as prioridades ou dificuldades;
c)    informar atualizações por e-mail;
d)    anexar documentação adicional. Para os projetos técnicos, essa funcionalidade é muitas vezes usada para rastrear bugs — problemas técnicos que necessitam de resolução — e também armazenar longas descrições, comentários e resoluções para cada um dos problemas informados. Para outros projetos, esse recurso também pode ser útil como um gerente de emissão, ou seja, para armazenar perguntas abertas ou questões que requerem uma resolução, bem como informar o que foi feito com elas.
Rastreamento do tempo
Se você está acompanhando o tempo para o desenvolvimento de um projeto ou a criação de um processo que pode ser replicado no futuro, vai precisar entender quanto tempo os membros da equipe estão dedicando para cada tarefa. Esse é um conceito simples, mas difícil de coletar de forma que seja facilmente compreendido no contexto das tarefas e do projeto.
Uma série de ferramentas de gerenciamento de projetos permitem que você colete o tempo de forma que ele se integre com a tarefa realizada. O Microsoft Project tem funcionalidades que lhe permitem solicitar e receber planilhas via e-mail, as quais fluem, então, diretamente para o projeto.
Ferramentas do tipo To-do-List
É sempre desejável que haja gerenciamento único de projetos por meio de uma “super ferramenta“ que inclua todas as funcionalidades Na verdade, existe pouco consenso sobre as funções que devem ser incluídas em uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Por isso, é improvável que um pacote irá atender todas as necessidades de gerenciamento de projetos sofisticados ou de todas as áreas anteriormente mencionadas.
Conclusão
Então, qual é a melhor ferramenta de gerenciamento de projetos? Como em qualquer área, depende principalmente das necessidades de cada projeto. Você está esperando por uma única ferramenta que pode proporcionar um pouco de funcionalidade em um número de diferentes áreas? Ou está realmente procurando uma aplicação robusta, uma ferramenta de tarefas únicas para uma área importante, como a questão de gestão ou de controle de tempo? Você precisa de uma ferramenta que permitirá à sua equipe interna ter um controle detalhado sobre as tarefas e fluxo de trabalho, ou algo que permita às partes interessadas externas obterem informações facilmente e saber o que está acontecendo?
Tudo depende do seu ponto de vista sobre o software de gerenciamento de projeto que será mais adequado para sua situação específica. Não existe uma ferramenta que atenda todas as necessidades já mencionadas, mas quanto melhor for o entendimento sobre demandas de um projeto, mais fácil será escolher a ferramenta para gerenciá-lo.