Gerenciamento de projetos em organizações do Terceiro Setor

As organizações não-governamentais sem fins lucrativos vêm tomando espaço cada vez maior na sociedade, contribuindo para o seu aprimoramento e executando as tarefas em que os outros dois setores – governo e entidades com fins lucrativos – não apresentam resultados sociais efetivos. A maioria das iniciativas do Terceiro Setor é implementada sob a forma de projetos, sendo necessário otimizar seus processos de gerenciamento em razão da:

• Crescente exigência das organizações patrocinadoras por propostas e prestações de contas consistentes e melhores resultados dos projetos.
  
• Limitação dos recursos disponíveis para financiamento.
  
• Permanente necessidade de otimizar a utilização dos recursos físicos e financeiros alocados aos projetos.

Conhecendo o setor

A elaboração de propostas de projetos e o acompanhamento posterior dos mesmos ainda prescindem de sistematização. Conteúdos e fases dos projetos devem apresentar um encadeamento de ações que levem aos resultados esperados pelas organizações e também pelos patrocinadores. Além disso, as organizações do Terceiro Setor passaram a enfrentar forte concorrência interna pela obtenção de recursos.

Outro fato importante a considerar é a inexistência de consenso acerca de quais ferramentas e métodos seriam os mais apropriados para o sucesso dos projetos executados por essas organizações.

Pesquisa de maturidade

O Project Management Institute (PMI) é uma organização internacional sem fins lucrativos reconhecida mundialmente como referência na área de gestão de projetos. Durante reuniões de voluntários da seção regional do PMI do Rio de Janeiro surgiu, em agosto de 2003, o Grupo PMI-Rio no Terceiro Setor, que atua na adaptação e disseminação de boas práticas de gerenciamento de projetos sociais.

A fim de obter as informações necessárias para a adaptação das práticas em gerenciamento de projetos ao Terceiro Setor, o grupo realizou uma pesquisa organizacional com entidades ligadas à Abong que atuam nas áreas de assistência social, desenvolvimento socioeconômico, meio ambiente, caridade e financiamentos na área social.

Entre os resultados mais relevantes podemos citar a tendência das organizações em optar pela condução de suas iniciativas sob a forma de projetos, justificando o desenvolvimento e a adaptação das práticas de gestão para o segmento. A quantidade de projetos executados simultaneamente pelas organizações sugere a adoção de técnicas que agilizem o processo de gerenciamento e contribuam para a obtenção dos resultados esperados.

A pesquisa também indicou que 57% das organizações utilizam algum tipo de metodologia para acompanhar a execução dos projetos (figura 1). Porém, quando perguntados se elaboravam cronogramas, somente 43% responderam que sempre utilizavam (figura 2). Em outra questão, somente 17% dos pesquisados afirmaram que usam algum software de gerenciamento de projetos; 78% responderam não e 4% disseram que estava em fase de implementação. Também foi detectado que 85% das entidades estão abertas ao desenvolvimento de melhores práticas na área de gerência de projeto.

Metodologia de gestão

Todos esses dados sugerem que o uso de instrumentos técnicos, tanto na fase de elaboração das propostas como na fase de execução das atividades, poderá contribuir para a diminuição dos riscos relacionados aos resultados esperados. As informações permitiram ao PMI RJ identificar a oportunidade de desenvolver uma série de ações que aprimorassem a prática atual de gerenciamento de projetos.

O grupo elaborou uma proposta de roteiro com métodos e procedimentos derivados do PMBOK1, que atendesse não só às peculiaridades dos projetos, mas também ao linguajar adotado pelo setor social. A metodologia se baseia no ciclo de vida de um projeto no setor social (figura 3) e foi aplicada em cinco turmas gratuitas de capacitação, realizadas em 2004 e 2005, que estavam em fase de atualização para publicação no próximo ano. Cerca de 110 organizações participaram dos treinamentos.

Outro produto que também foi desenvolvido pelo Grupo PMI-Rio no Terceiro Setor foi uma cartilha, de forma a facilitar a divulgação dos conceitos a serem empregados no gerenciamento de projetos.

É necessário que os parceiros das organizações sociais – patrocinadores, apoiadores e financiadores – também conheçam as particularidades da gestão de projetos para que saibam o que exigir nas propostas de projetos que lhes são apresentadas.